Електронне урядування (5)
Національне агенство України з питань державної служби є одним з ініціаторів реформ в сфері державного управління та державної служби. З метою обґрунтування необхідності їх проведення потрібно завжди спиратися на детальний аналіз минулого, аналіз впливу змін нормативної бази, урядових рішень на якість виконання державних функцій, на ефективність державної служби в цілому, не говорячи про моделювання та прогнозування наслідків пропозицій щодо введення змін.
На сьогодні одним із джерел такої інформації є зведені дані про якісний та кількісний склад державної служби, які щорічно готує Державний комітет статистики України на основі отриманих даних від органів державної влади та місцевого самоврядування за формою державного статистичного спостереження 9-ДС.
У 2010 році Центром адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу ініційовано та виконано роботу щодо впровадження інструментарію динамічного аналізу статистичних даних про якісний та кількісний склад державної служби. Результатом роботи стала інтерактивна система формування запиту довільної форми до бази даних та отримання «он-лайн» відповіді у вигляді діаграм та графіків з офіційного сайту Нацдержслужби, за допомогою якої, зокрема, підготовлено та видано інформаційну брошуру “Державна служба в цифрах 2010”. Проект було реалізовано за підтримки компанії "Борлас Україна", яка вже має досвід щодо впровадження таких систем в інших сферах державного управління (Державна податкова адміністрація України, Державне казначейство України, Міністерство фінансів України, Національний банк України).
Інтерактивну систему «Державна служба в цифрах» реалізовано на базі комплексу технологій та програмних засобів створення сховищ даних та їх аналізу Oracle Business Intelligence. Метою створення системи було забезпечення широкого кола користувачів офіційного веб-сайту Головдержслужби (www.guds.gov.ua), особливо працівників аналітичних служб органів державної влади та місцевого самоврядування прозорою, актуальною, достовірною інформацією про кількісний та якісний склад державної служби та місцевого самоврядування.
Для відвідувачів офіційного веб-сайту Головдержслужби Головне меню інтерактивної системи «Державна служба в цифрах» представлено чотирма точками входу до основних типів запитів: кількісний та якісний склад, показники чисельності в контексті гендерної політики, плинність кадрів, освіта, досвід роботи, підвищення кваліфікації. Обрав необхідний напрямок аналізу система дозоляє за допомогою діалогового меню та відповідних фільтрів конкретизувати запит та отримати відповіді на поставлені запитання у вигляді таблиць, діаграм, графіків. Також системою передбачено експорт результатів запиту до найпоширених офісних форматів файлів (Excel, PowerPoint, або HTML) та їх друк.
Разом, з тим сьогодні все більш широкого поширення набуває новий погляд на аналіз — «аналітика для всіх». Він передбачає використання інструментів аналітики на всіх рівнях управління — від керівників до виконавців, аналіз як історичних, так і поточних даних. Використання інтерактивних засобів бізнес-аналітики в ухваленні не лише стратегічних, але і тактичних, оперативних рішень стає чинником успішної роботи.
Так, наказом Національне агенство України з питань державної служби від 16 грудня № 324 затверджено Порядок використання та адміністрування інтерактивної системи «Державна служба в цифрах», яким регламентовано основні правила користування системою та встановлюється декілька ролей користувачів: відвідувачі інтерактивної системи – користувачі офіційного веб-сайту Головдержслужби, які використовують фіксовані інформаційні панелі, а також аналітики – авторизовані користувачі, які самостійно розробляють та модифікують набори даних (здійснюють довільні запити), мають можливість колективної роботи в системі по створенню та обговоренню рішень і отриманих аналітичних даних. Засоби інтерактивної системи «Державна служба в цифрах» для аналітиків дозволяють індивідуально налаштувати розмір і масштаб діаграм, обрати їх стиль та тип (лінійчата, лінійна, стовпчаста, фігурна, секторна, точкова, двомірна, тривимірна, абсолютна, кластеризована), а також представляти отримані результати у вигляді таблиць зрізу та використовувати інструменти проактивної аналітики.
З першого дня система викликала великий інтерес з боку широкого кола відвідувачів, про що показали результати аудиту офіційного веб-сайту Головдержслужби. Рубрика “Інтерактивна система “Державна служба в цифрах” з кількістю хостів більше 700 у місяць стабільно займає першу - третю позиції рейтингу “Найпопулярніші публікації”.
Інтерактивна система “Державна служба в цифрах” – не просто набір нових звітів, це повноцінна система збору, управління, розподілу і аналізу інформації з метою вироблення такого бачення проблеми, яке дозволяє прийняти найкраще рішення. Інтерактивна система “Державна служба в цифрах” – це процес послідовного перетворення даних в інформацію, інформації в розуміння, розуміння в знання і, нарешті, загального знання в цілеспрямоване, прикладне знання, яке дозволяє приймати рішення.
Проблеми з безпосереднім використанням BI-інструменту є, але вони відходять на другий план. Основною ж проблемою є якість вхідних даних. Недаремно говорять, що база даних це дзеркало, в якому відбиваються проблеми інших зовнішніх систем. Нам необхідно добитися підвищення якості введення даних як за рахунок організаційних заходів (співпраця з Державним комітетом статистики України), так і за рахунок організації внутрішнього системного автоматизованого контролю якості метаданих.
Для Національного агенства України з питань державної служби інтерактивна система «Державна служба в цифрах» це перший крок.
Наша наступна задача – відпрацювати технологію отримання актуальної та достовірної інформації та впровадити інструментарій аналітичної обробки даних з урахуванням переходу від зведеної форми 9-ДС до єдиної бази електронних особових справ державних службовців та осіб місцевого самоврядування в межах нової інформаційно-аналітичної системи функціонального управління державною службою (ІАС ФУДС).
Електронна приймальня Національного агенства України з питань державної служби
«Електронна громадська приймальня Національного агенства України з питань державної служби», створена для надання інформаційних та інтерактивних сервісів громадянам щодо діяльності Нацдержслужби, Центру адаптації державної служби та Школи вищого корпусу України, зокрема, звернень до визначеного переліку працівників безпосередньо у відео режимі, запису відеозвернення до керівництва, а також для автоматизованої підтримки проведення регулярних заходів Нацдержслужби, Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та Школи. Особливістю реалізованого рішення в Нацдержслужбі є інтеграція сенсорного кіоску з відомчою IP телефонією, а також друга додаткова інформаційна панель.
Автоматизована інтерактивна система “Електронна громадська приймальня” призначена для створення середовища інтерактивної взаємодії за допомогою сучасного програмного інтерфейсу з використанням найновіших технологій. Забезпечує прозорість діяльності органу влади, вивільняє час у його співробітників. “Електронна громадська приймальня” – це черговий крок у напрямку розвитку інформаційного суспільства. Громадськість одержує можливість вступити в безпосередній та оперативний діалог з владою. Програмно-апаратний комплекс є по суті сервісний сенсорний кіоск, який будується на базі високопродуктивного персонального комп'ютера із сучасним центральним процесором і високоякісним РК-монітором, сенсорним екраном, веб-камерою, аудіосистемою та іншим обладнанням інтегрованим з системою корпоративної ІР-телефонії Нацдержслужби. Використання сенсорного кіоску не потребує від користувача спеціальної підготовки і навичок роботи з комп'ютером, тому що взаємодія з ним здійснюється простим дотиком пальця до сенсорного екрану.
Національне агенство державної служби України на виконання низки нормативних документів Кабінету Міністрів України та Президента України протягом декількох років планомірно виконує завдання щодо реалізації проектів електронного урядування в Україні, зокрема реалізації ідеології „електронний державний службовець” та „електронне міністерство”.
Це відповідає «Положенню про Головне управління державної служби України», затвердженому Постановою Кабінету Міністрів від 26.09.07 № 1180, зокрема, наступним основним завданням Нацдержслужби:
розроблення заходів щодо підвищення ефективності державної служби, координація та здійснення контролю за їх виконанням;
організація та координація заходів щодо проведення наукових досліджень з питань державної служби та служби в органах місцевого самоврядування.
Відповідно до зазначених завдань Нацдержслужба здійснює дослідження, створює дослідні зразки та впроваджує макети інформаційно-аналітичних систем, які автоматизують основні бізнес-процеси з метою підвищення ефективності державної служби. Після дослідного впровадження на власному прикладі, який відповідає типовій структурі центрального органу виконавчої влади, Нацдержслужба пропонує використовувати отриманий досвід та розроблені методичні матеріали для тиражування в інших органах системи державної служби.
Комунікативна складова
На найвищому державному рівні, зокрема Кабінетом Міністрів України, неодноразово наголошувалося на актуальності проблематики комунікативної складової роботи державних органів, зокрема в рамках підвищення ефективної співпраці з регіональними відділеннями державних органів. Національне агенство України з питань державної служби веде направлену політику щодо максимально ефективного залучення територіальних підрозділів в усіх напрямах діяльності. З цією метою було введено багато важливих проектів, зокрема і суб-сайти територіальних органів державної служби Головдержслужби України, і переведення територіальних управлінь на електронний документообіг. Але важливим фактором успішної взаємодії є також комунікативна складова, оскільки при існуючій практиці оперативність проведення нарад, переговорів та інших комунікативних заходів з представниками територіальних управлінь залишається на низькому рівні при достатньо високих витратах на їх організацію. Більшість з цих комунікативних проблем може вирішити сервіс конференцій в он-лайн режимі, оскільки за допомогою нього можна за короткий час без витрат на трансфер та добові оперативно вирішити службові питання.
Телефонний зв’язок
В умовах складної економічної ситуації та фінансової нестабільності держава робить все можливе для економії державних коштів та їх ефективного використання. Питання економії на всіх можливих витратах, зокрема і на телефонному зв’язку – є прикладне питання сьогодення. Оскільки електронна пошта не вирішує всіх питань ефективної та оперативної комунікації, тому для всіх органів влади залишається найефективнішим засобом комунікації телефонний зв’язок. Враховуючи територіальні розміри України витрати будь-якого державного органу на телефонний зв’язок складають відчутну частину оперативних витрат. Їх можна скоротити в десятки разів за допомогою технології ІР-телефонії.
Впродовж 2008-2009 р. відомча ІР-телефонія була впроваджена в центральному апараті Головного управління державної служби України та 5 пілотних управліннях державної служби Головного управління державної служби України у Дніпропетровській, Івано-Франківській, Одеській, Тернопільській та Кіровоградській областях.
Дослідна експлуатація існуючої системи інформаційної інфраструктури в пілотній зоні показала недоліки існуючого макету при його експлуатації.
З метою визначення оптимальних характеристик та проведення тестування макету інформаційної інфраструктури було прийнято рішення змоделювати типову структуру ЦОВВ, який має обласні територіальні органи (27) та підпорядковані організації (не менш двох), тобто розширити пілотну зону, підключивши до відомчої системи ІР-телефонії решту 22 територіальних управлінь, розташованих у обласних центрах, які вже забезпечені каналами первинного підключеннями до мережі Інтернет, та впровадити додаткові функції ІР-телефонії (мобільність, контроль доступності), в тому числі і в центральному апараті ГУДС.
Розширення пілотної зони наприкінці 2009 року дало змогу провести детальнішу оцінку якості макету інформаційної інфраструктури, визначити оптимальні характеристики та провести тестування для розробки методичних рекомендацій щодо подальшого використання макету в органах виконавчої влади, інтеграції галузевих ІР-мереж, визначити умови забезпечення захищеного обміну даними між інформаційно-аналітичними системами органів виконавчої влади.
Макет інформаційної інфраструктури складається з наступних елементів:
- єдиний макет мережі IP-телефонії для центрального апарату та регіональних підрозділив, який має вихід до телефонної мережі загального користування в кожному регіоні;
- підсистема організації та проведення відео-конференцій за участю керівництва або представників центрального апарату, його територіальних органів та підпорядкованих організацій з можливістю он-лайн трансляції на офіційному веб-сайті ОВВ;
- підсистема моніторингу, що забезпечує можливість отримання статистичних даних про використання засобів мережі ІР-телефонії та можливість контролю поточного стану мережі ІР-телефонії з відображенням можливих комунікаційних збоїв.
Також макет передбачає можливість подальшої модернізації та розширення функціоналу. Мережа IP-телефонії та відео зв'язку горизонтально масштабована та має технологію об'єднання довільної кількості мереж, побудованих за макетом, в єдину мережу голосового та відео зв'язку.
Інформаційна інфраструктура центрального органу виконавчої влади, який має територіальні структурні підрозділи та підвідомчі організації, з використанням ІР-телефонії дозволяє розв’язати наступні актуальні проблеми:
1. Забезпечення економії державних коштів в умовах світової кризи, зокрема:
зниження поточних витрат на підтримку застарілих систем аналогової телефонії;
зниження витрат робочого часу та коштів на відрядження;
економія на міжміських розмовах (тарифікація за передачу інформації здійснюється за допомогою мережі Інтернет, що набагато дешевше порівняно з тарифами на міжміські телефонні розмови);
економія поштових витрат та витрат на кур’єрську розсилку.
2. Вирішення комунікативних завдань державного управління, зокрема:
підвищення рівня та якості керування за рахунок простого в користуванні відео зв'язку;
оперативне проведення відео-конференцій, переговорів, нарад, засідань робочих груп, колегіальних органів;
підвищення ефективності роботи працівників та забезпечення виконання контрольних та аналітичних функцій на державному рівні;
3. впровадження системи комплексного захисту інформації в рамках важливих проектів електронного урядування, включаючи захищений доступ до відповідних систем та ресурсів (Національна база електронних особових справ державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, система підтримки контенту сайтів ЦОВВ, система електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису, тощо).
4. Реалізація загальних завдань розвитку електронного урядування (реалізація ідеології „електронний державний службовець”, „електронне міністерство”).
Подальше впровадження макету інформаційної інфраструктури в інших органах державної влади дозволить також отримати кумулятивний позитивний ефект за рахунок об'єднання систем голосового та відео зв'язку органів влади. Це зробить комунікацію між різними органами влади значно дешевшою та ефективнішою.
Наявна інфраструктура складається з наступних елементів:
- мережа побудована на маршрутизаторах Cisco ISR 2851 (Національне агенство державної служби України) та Cisco ISR 2811 (територіальні управління);
- корпоративна розподілена телефонна мережа на базі Cisco Call Manager 6.0.1 та голосових шлюзів до мережі загального користування на базі Cisco ISR 2851 та Cisco ISR 2811;
- протокол реєстрації IP-телефонів на Call Manager: SCCP;
- типова конфігурація робочого місця, яка включає веб камеру та програмне забезпечення “Cisco Video Advantage”, яке взаємодіє з IP-телефоном по протоколу CDP;
- корпоративна система проведення відео конференцій по технолгогії Cisco та обладнання Cisco Unified Videoconferencing 3515 Multipoint Control Unit.
Усі елементи інфраструктури мають високий рівень інтеграції та працюють як єдина система.
Сьогодні корпоративна ІР-мережа Нацдержслужби об'єднує користувачів центрального апарату та підвідомчих установ - Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, Школи вищого корпусу державної служби та територіальних органів Головдержслужби в усіх областях та Автономній Республіці Крим. Систему ІР-телефонії Нацдержслужб побудовано на базі телекомунікаційних мереж загального користування. Для підключення до мережі територіальні органи застосовують канали з пропускною здатністю 2 Мбіт/с, а центральний апарат - до 100 Мбіт/с. Усі користувачі, об'єднані розподіленою мережею Головдержслужби, можуть установлювати моментальний відеозв'язок за допомогою як безпосередньо апарату ІР-телефону, так і прикладної програми Сіsсо Unified Personal Communicator, що виконує роль корпоративного телефонного довідника.
Для регламентації процедур та легітимізації проведення нарад у режимі відеоконференцій в Нацдержслужбі розроблено та затверджено:
1) наказ від 5 серпня 2010 року № 216 «Про використання ІР-телефонії в системі Головдержслужби», що затвердив порядок застосовування, адміністрування й технічного обслуговування ІР-телефонії;
2) наказ від 9 серпня 2010 року № 219 «Про затвердження Порядку підготовки та проведення нарад у режимі відеоконференції», яким, зокрема, затверджено Інструкцію з установлення, підключення й використання системи трансляції зображення робочого столу та Пам'ятку учасника наради, що проводиться в режимі відеоконференції з використанням технологій ІР-телефонії.
Створена в Національному агенстві України з питань державної служби система проведення відеоконференцій надає змогу:
- проводити наради за участю територіально віддалених учасників у будь-який час у звичному режимі презентацій робочих матеріалів;
- здійснювати централізований контроль за плануванням та проведенням нарад;
- створювати й використовувати шаблони (моделі) згідно із заданими форматами можливих нарад (список учасників типової наради, їх розміщення на екрані тощо);
- відслідковувати можливу зайнятість учасника в потрібний час;
- обирати для кожного учасника власний режим відображення (динамічний чи статичний);
- обирати макет відображення залежно від чисельності учасників;
- долучати нових учасників під час проведення наради;
- транслювати учасникам наради зображення власного робочого столу комп'ютера тощо.
Таким чином, Національне агенство України з питань державної служби відтепер має можливість оперативно, без зайвих зволікань та, що не менш важливо, в умовах постійної економії бюджетних коштів розв'язувати поточні завдання шляхом проведення нарад у дистанційному режимі
ВПРОВАДЖЕННЯ У СИСТЕМІ ГОЛОВДЕРЖСЛУЖБИ УКРАЇНИ ІНТЕГРОВАНОГО ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ З ВИКОРИСТАННЯМ ЕЛЕКТРОННОГО ЦИФРОВОГО ПІДПИСУ
Cьогодні у режимі безпаперового документообігу працює 100% персоналу центрального апарату Нацдержслужби, Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, Школи вищого корпусу державної служби, завершується інтеграція з її територіальними органами. Усіх працівників забезпечено особистими юридично значимими електронними цифровими підписами, які є головним інструментом забезпечення легітимності безпаперового документообігу.
Активне переведення документообігу Нацдержслужби у безпаперову форму почалось з 2004 року і мало на меті не створення формального дубляжу паперового обігу документів, а саме відмову від паперу та забезпечення функціонування легітимного повністю безпаперового документообігу.
Дивлячись у майбутнє, вже сьогодні можна говорити, що лише глобальний безпаперовий документообіг, об’єднавши у єдиній мережі органи влади, взмозі забезпечити швидкий цілісний документообіг, що ведеться за єдиними оптимальними правилами та регламентами, об’єднує усі типи документів, у тому числі ті, що містять інформацію із обмеженим доступом, скеровується єдиною загальнодержавною довідниковою базою, актуальність якої постійно підтримується на належному рівні, та забезпечує реальні можливості для зміни філософії організації роботи органів влади внаслідок відходу від практики контролю формального виконання документів та запровадження аналізу ступеня досягнення результату та якості кінцевого продукту.
Загальні засади створення та впровадження комп’ютерної системи обліку державних службовців «Картка» викладені в Програмі кадрового забезпечення державної служби, затвердженій Указом Президента України від 10.11.1995 р. № 1035/95. Розробка системи «Картка» в рамках Єдиної державної комп'ютерної системи «Кадри» здійснена на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 21.08.1997 р. № 918.
Згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.1998 р. № 731, та Типовим положенням про кадрову службу органу виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.1996 р. № 912, керівниками кадрових служб забезпечується функціонування та супроводження системи «Картка» в усіх органах виконавчої влади. Порядок її актуалізації та надання інформації з неї до центральної бази даних визначений наказом Головдержслужби України від 07.07.2009 р. № 183, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28.07.2009 р. за № 706/16722. Нацдержслужбою також розроблені методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ.
Підписатися на новини
- Новини Відбулося засідання з відбору пропозицій для реалізації проекту Twinning для Державної служби морського і внутрішнього водного транспорту та судноплавства України Всі матеріали
- Новини Діджиталізація державних послуг в Україні прискорилася і стала мейнстрімом Всі матеріали
- Новини Відбулась робоча зустріч з експертами Центру з питань доброчесності в оборонному секторі (CIDS) Всі матеріали
